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OPEN SESSION

1.  Approval of the Agenda

2. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

3. Incidental, Ancillary and Administrative Fees for the Academic Year 2023-2024

4. Abolishment of Policy 75 Purchasing Cards

5. Appointment of One Student to the Board of Governors

6. The University’s Analysis on the Recommendations of the Auditor General of Ontario

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

7. Strategic Mandate Agreement 3: Year 3 Evaluation and Year 4 Metric Weighting

FOR INFORMATION

8. President’s Report

9. Update on the UniForum Programme and Presentation of the Administrative Services Continuous Improvement Program

10. 2022-2023 Budget Projections

11. Committee Reports

a) Finance and Treasury Committee (Treasury Component)
b) Audit Committee

PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la deuxième réunion de l'année 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le jeudi 20 avril 2023 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).

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O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat (à partir de 17h18), A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure émérite, à partir de 16h42), D. Chemla, P. Cyr, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, P. Hindo, A. Juneau, A. Keller, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, D. Mujawamariya, P. Murphy,  N. Odjick (à partir de 17h17), F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 17h25), G. Wilson

PERSONNES EXCUSÉES

C. Dallaire, J. Hendricks, D. Hume, H. Mohamud, D. Monaghan, A. Steeves, H. Stern

PERSONNES RESSOURCES

A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, C. Schweizer, J. Scott
La présidente rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.

La présidente remercie Hannan Mohamud membre élue par les étudiants de premier cycle, dont le mandat se termine le 30 avril 2023 pour ses contributions au Bureau des gouverneurs.

1.    Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2.    Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

3.    Droits accessoires, complémentaires et administratifs pour l’année universitaire 2023-2024

Document distribué préalablement à la réunion.

4.    Abolition du Règlement 75 Cartes d'achat

Document distribué préalablement à la réunion.

5.    Nomination d’un étudiant au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

6.    Analyse des recommandations de la Vérificatrice générale de l’Ontario par l’Université

2023.05    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
(une abstention)

Point 3
2023.05 a    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les droits accessoires, administratifs et complémentaires pour l’année universitaire 2023-2024.

Point 4
2023.05 b     On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the abolition of Policy 75.

Point 5
2023.05 c     Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver la nomination de Jamie Bell au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er mai 2023 au 30 avril 2025.

Point 6
2023.05 d    On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the University analysis and its recommendations relatively to the Auditor General of Ontario Annual Reports: Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities and Special Audit of Laurentian University as more fully detailed in the cover note and its annexes.

The chair of the Board of Governors will send a letter to the Ministry of Colleges and Universities to inform  that the Board has analyzed the recommendations contained in the Auditor General of Ontario’s reports. After this analysis, the Board is satisfied that the practices in place at the University of Ottawa broadly meet all of the recommendations.
The University administration will make any adjustments that might turn out to be necessary.

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

7.    Entente de mandat stratégique 3 : évaluation de l’année 3 et pondération des indicateurs de l’année 4

Blair Jackson, directeur, recherche institutionnelle et planification, se joint à la réunion.

The Provost reminded members that since 2014, all publicly funded universities in Ontario have signed successive three-year strategic mandate agreements with the Ministry of Colleges and Universities. These agreements, in addition to clearly specifying each university’s areas of focus, set out measurable goals and demonstrate the universities’ commitment to working with the government in terms of their future directions.

According to the Ontario government, the SMAs support the government’s commitment to “making Ontario’s postsecondary education system more sustainable and better aligned with labour-market needs while operating transparently and efficiently.” In 2019–2020, a new Strategic Mandate Agreement (SMA3) was negotiated with the Ontario government and covers five years, from 2020–2021 to 2024–2025. The major change in this SMA3 in terms of grant funding, is a gradual transition from the student-based budget approach to funding tied to 10 performance indicators. The percentage of funding related to performance indicators was expected to start at 25% in 2020–2021 and rise to 60% in 2024–2025.
Due to the pandemic, the Ontario government postponed the funding based on performance indicators until 2023–2024 and the Ministry is now recoupling performance funding for Year 4 of the SMA3 (2023- 2024) at 10%.

The Institutional Research and Planning department is forecasting that the University will exceed all performance targets for 2023-2024 and 2024-2025 and recommends the following metric weights for 2023-2024:

1.    Graduate employment rate in a related field: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
2.    Institutional strength/focus: 20% of the metric weighting for a notional allocation of $6,103,459
3.    Graduation rate: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
4.    Community/local impact of student enrolment: 10% of the metric weighting for a notional allocation of $3,051,729
5.    Economic impact (institution-specific): 20% of the metric weighting for a notional allocation of $6,103,459
6.    Research funding and capacity: federal tri-agency funding secured: 15% of the metric weighting for a notional allocation of $4,577,594
7.    Experiential learning: 15% of the metric weighting for a notional allocation of $4,577,594
8.    Research revenue attracted from private sources: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
9.    Graduate employment earnings: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865

2023.06      On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the metric weights of the SMA3 proposed for the fiscal year 2023-2024.
(Unanimous)

Blair Jackson quitte la réunion.
 
POUR INFORMATION

8.     Rapport du recteur

Le recteur revient sur les points suivants :

•    Les étudiants sont actuellement en période d’examen et nous terminons donc la première année d’enseignement « normal » depuis le début de la pandémie de Covid-19.
La collation des grades se déroulera du 8 au 11 juin et les membres du Bureau des gouverneurs sont comme chaque année invités à y participer.
•    La vice-rectrice aux relations extérieures, Jacline Nyman, a décidé de ne pas demander le renouvellement de son mandat et quittera donc ses fonctions le 20 avril 2023; elle deviendra professeure à l’École de gestion Telfer à la fin de son congé administratif.
Le recteur, appuyé par Robert Bourgeois, assurera l’intérim du poste en attendant la nomination d’un nouveau vice-recteur ou d’une nouvelle vice-rectrice. Monsieur Bourgeois ne sera pas membre du Comité d’administration.
Un comité de sélection sera mis sur pied sous peu et la procédure de recrutement lancée.
Le recteur remercie Jacline Nyman pour la qualité de son travail et les nombreux défis qu’elle a su relever telle que l’augmentation des résultats des levées de fonds, $46 millions par an, qui a permis à l’Université d’acquérir un bon positionnement par rapport aux universités de même type.
•    Une dernière séance publique d’information / Town Hall doit avoir lieu pour terminer cette session mais il apparait déjà clairement que la stabilité financière de l’Université est une source d’inquiétude pour l’ensemble du personnel, les coupures budgétaires de l’automne 2022 ayant suscité inquiétude et nervosité.
•    Quantum Research: University of Ottawa is a major player in Canada in this field and has strong research capabilities.

Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les activités de son cabinet :
•    Légère augmentation du nombre des demandes d’admission par rapport à l’année dernière avec 436 demandes supplémentaires, mais avec des différences importantes par citoyenneté et par langue.
•    Diminution des admissions par rapport à l’année dernière avec une diminution de 2646 admissions
On enregistre les modifications suivantes :
    Diminution de 2353 anglophones canadiens mais augmentation de 39 francophones canadiens;
    Diminution de 502 anglophones internationaux mais augmentation de 170 francophones internationaux
•    Au niveau des demandes des internationaux anglophones on constate une augmentation des demandes en provenance de l’Afrique qui permet d’atténuer les pertes en provenance de la Chine.
•    Au niveau facultaire on constate :
    Faculté de droit, section droit civil : légère baisse dans les demandes, mais augmentation des admis avec +17% et des confirmations d’admission avec +11%
    Faculté de droit, section Common Law : baisse tant au niveau des demandes que des admissions, aussi bien en anglais qu’en français
    Faculté d’éducation : augmentation des franco-canadiens et des internationaux francophones mais et diminution des anglo-canadiens et des internationaux anglophones
    Faculté de médecine, programme de pharmacie en français : augmentation du nombre des demandes avec l’anticipation de 70 admissions.

9.     Mise à jour à jour sur le programme d’UniForum et présentation du Programme d’amélioration continue des services administratifs

Members were reminded that the University of Ottawa remains committed to its vision of excellence and to its ambitious goals, as set out in Transformation 2030, despite the continued operating pressures felt across the sector.
To gain a better understanding of its alignment within the sector, �����Ƶ joined the UniForum program in 2022. This program enables the comparison of higher education organizations in terms of internal service efficiency and effectiveness, in addition to providing a forum for exchange on best practices amongst the over 60 member organizations across the globe. Canadian university members include University of Alberta, The University of British Columbia, University of Calgary, Dalhousie University, McMaster University, University of Ottawa, University of Saskatchewan, Simon Fraser University, University of Toronto and York University.

The first complete set of UniForum results were made available to the University in January 2023. tThe benchmarking results indicate that �����Ƶ spends less than the average of the 10 participating Canadian universities but more than the average UniForum universities do on day-to-day administration, in addition to having fragmented service delivery, a reliance on generalists and casual staff, and a majority of its capacity being spent on transactional activity. In terms of service effectiveness across 65 services, the University ranks the second lowest in the global UniForum group.

To assist with the development of a transformation blueprint based on UniForum and additional data findings, the University engaged the services of Nous Group consulting to help in addressing structural costs and revenue challenges.
Nous Group identified the following five opportunities for the University to consider:
•    Administrative Transformation and Service Excellence: define, design, implement and refine administrative services’ organizational design and service delivery model;
•    Procurement Reform: reduce non-labour costs through strategic sourcing, category management, and demand management;
•    International Student Strategy: design and implement a tuition fee and scholarship model, and identify priority sourcing markets;
•    Student Experience Design: design value proposition to students, review key enablers such as digital strategy, work-integrated learning, and program architecture;
•    Budget Model Review: design and implement a strategic-hybrid budget model.
The Administrative Services Continuous Improvement Program has been developed in response to the findings of the UniForum results and Nous’ analyses in order to support �����Ƶ’s ongoing growth, ensure financial sustainability, and foster a service excellence culture.

A discussion followed during which it was confirmed that all universities members of the UniForum program are research intensive institutions.

10.     Projections budgétaires 2022-2023

Marcel Merette, provost associé, planification et budgets académiques, se joint à la réunion

Il est rappelé qu’à la suite de l’adoption du budget par le Bureau des gouverneurs au printemps, il est coutume de mettre à jour les projections des revenus et des dépenses à l’automne puis à l’hiver, soit après la réception des données concernant les inscriptions des trimestres d’automne et d’hiver.

Au niveau de l’état proforma consolidé, le solde prévu des produits sur les charges s’est détérioré de 27,4 M$ par rapport au budget initial approuvé au printemps, ce qui constitue cependant une amélioration majeure par rapport aux projections d’automne qui annonçaient une détérioration de 63,031 M$.
La révision actuarielle des avantages sociaux futurs, la mauvaise performance des revenus de placement et les problèmes de visa rencontrés par les étudiants étrangers sont les principales causes de cette chute de l’excédent.

Au niveau de la projection consolidée pour l’ensemble des fonds, le solde du budget consolidé devient légèrement déficitaire, de 4,4 M$, par rapport au budget initial.
Ce déficit est principalement dû à la détérioration du solde budgétaire du Fonds de fonctionnement qui est de l’ordre de 3,159 M$. Les pertes de revenus (droits de scolarité et revenus de placement) sont les principales causes de ce déficit, les mesures d’atténuation ayant tout de même permis de redresser significativement les soldes budgétaires de façon à les ramener près des soldes du budget initial.

Au niveau de la projection du Fonds de fonctionnement, le déficit prévu passe de 28,985 M$ à 32,144 M$ pour une variance négative de 3,159 M$.
Les pertes de revenus (10,337 M$ pour les revenus de placement et 13,383 M$ pour les droits de scolarité) sont la principale cause de cette variance, les mesures d’atténuation ayant cependant permis de réduire les dépenses de plus de 16 M$ par rapport aux projections d’automne et de compenser ainsi en bonne partie les pertes de revenus.

Il est confirmé que l’Université continue à suivre les mesures d’atténuation afin de terminer l’année fiscale avec un déficit zéro au consolidé.

Marcel Merette quitte la réunion.

11.     Rapports de comités

a)    Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)

Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion tenue le 29 mars 2023 durant laquelle les membres ont approuvé la revue annuelle des contributions aux fonds d’amortissement ainsi que les propositions d’investissement de la dette privée.

Members also received the Chief Investment Officer report, the public market investments report, the real assets investments report as well as an update on the implications associated with the recent disbursement tax increase from 3.5% to 5% that was applied to charities and non-profit organizations.
They also received various strategy updates as well as the annual investment risk overview.

b)    Comité de vérification

The Chair presented the report of the meeting held on 8 March 2023 in the absence of the Chair of the Committee.

Members reviewed the management’s analysis of the Reports from the Office of the Auditor General of Ontario: the Special Report on Laurentian University and the Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities.

They also received an enterprise risk management update as well as an update on the Administrative Services Modernization Program.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.

CS/ab